Brantjes Data-Vernietiging | Haarlem | Telefoon 023 - 532 1960 | sales@recycling.nl

Digitaal archief

Al uw papieren documenten gedigitaliseerd

Een archiefopslag is niet oneindig. Daarom grijpen steeds meer bedrijven naar een digitaal alternatief. Alle vertrouwelijke stukken worden dan opgeslagen in een document management systeem. Maar hoe gaat dit in zijn werk, wat zijn de voor- en nadelen en waar moet op gelet worden?

archief digitaliseren

Wat is digitaal archiveren?

Een digitaal archief bestaat uit alle bedrijfsdocumenten die ook in een normale archiefopslag terug te vinden zijn. Digitaal archiveren houdt in dat alle papieren documenten van het archief gedigitaliseerd worden. Dit hoeven niet perse tekstdocumenten te zijn, het kan ook gaan om presentaties of foto’s. Alle documenten zijn uit eindelijk te beheren en te bekijken in een document management systeem.
 

Waarom een digitaal archief?

Allereerst neemt een digitaal archief veel minder ruimte in. Het enige vereiste is apparatuur om het archief op te slaan en te beheren. Daarnaast biedt een digitaal archief ook een stukje veiligheid, mits er backups beschikbaar zijn van het archief. Een gedigitaliseerd archief is namelijk beschermd tegen bijvoorbeeld brand- en waterschade.
 

Documenten scannen.

Een papieren archief digitaliseren is geen eenvoudige klus. Alle bedrijfsdocumenten moeten immers gedigitaliseerd worden door middel van een scanner. Er zijn bedrijven die u deze taak uit handen kunnen nemen. Maar u kunt ook zelf aan de slag gaan. Het is aan te raden om een goede document scanner aan te schaffen die op een efficiënte en snelle manier scant. Kies dus niet voor een document scanner die slechts een vel papier per opdracht scant. Voordat u gaat beginnen met scannen is het noodzakelijk om vooraf te bepalen hoe u uw documenten wilt ordenen en hoe u de documenten wenst terug te vinden.

een document scannen
 

Document management systeem.

Bij het digitaliseren van archiefstukken is het belangrijk om geordend te werk te gaan. Een document management systeem (of DMS) helpt u hierbij. U heeft niets aan een digitaal archief als u niets meer terug kunt vinden. Met de hulp van een DMS kunt u eenvoudig documenten toevoegen, beheren, bekijken en wijzigen.
 

Offline en online digitaal archief

En digitaal archief kan offline opgeslagen staan op een harde schijf van uw computer. Aangezien harde schijven niet 100% betrouwbaar zijn, kan het verstandig zijn om uw archief “in de cloud” te plaatsen. Dat wil zeggen dat uw archief online opgeslagen staat. Het voordeel hiervan is dat u overal ter wereld toegang heeft tot uw bedrijfsadministratie. Daarnaast kunt u ook met tablet en smartphone uw archief bekijken.
 

Voor en nadelen van een digitaal archief.

Een digitaal archief, is dat iets voor u? Hieronder een overzicht van de voor- en nadelen.
 

Voordelen

  1. Ruimte besparend
  2. De kwaliteit van uw documenten blijft constant
  3. Een digitaal archief is niet kwetsbaar voor bedrijfsschade
  4. Een online digitaal archief is overal te wereld beschikbaar
  5. Mits goed georganiseerd is het makkelijker om documenten te vinden

 

Nadelen

  1. U loopt het risico op digitale inbrekers
  2. Keuze maken voor het juiste document beheer systeem
  3. Het starten en beheren van een digitaal archief kost tijd
  4. Bij een online digitaal archief bent u afhankelijk van derden
  5. Sommige documenten verliezen bewijskracht omdat deze digitaal zijn

 

Waar moet een digitaal archief aan voldoen?

Aan een digitaal archief worden eisen gesteld met betrekking tot zorgvuldigheid, bewaartermijnen en bescherming van persoonsgegevens. Hieronder enkele richtlijnen:

  1. Alle gegevens moeten inhoudelijk juist worden overgezet
  2. Digitale documenten moeten voldoen aan de bewaarplicht en bewaartermijnen
  3. De conversie van papier naar digitaal moet snel verlopen zodat het document snel beschikbaar is
  4. Er moet zorgvuldig worden omgegaan met documenten met betrekking tot Wet Bescherming Persoonsgegevens

 
Het moet duidelijk zijn wat er gearchiveerd moet worden en voor hoe lang. Daarnaast vereist een digitaal archief dat er routinematig en systematisch gegevens van bedrijfsactiviteiten op worden genomen in het digitale archief. Deze gegevens moeten worden geordend en worden beschermd. Ten slotte dient er regelmatig gecontroleerd te worden of het digitale archief voldoet aan de gestelde eisen.

Voor meer informatie: http://www.ecp.nl/sites/default/files/BewarenBewijzen.pdf (publicatie uit 2007)
 

Is een digitaal archief een volwaardig alternatief voor papier?

Ja, zolang er aan de regels voldaan wordt mag een digitaal archief uw papieren archiefopslag vervangen.
 

Archiefvernietiging

Als het gehele archief gedigitaliseerd is blijft er nog een ding over om te doen, archiefvernietiging. Uw vertrouwelijke papieren dienen namelijk vernietigd te worden. U mag immers persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Beoordeel vooraf of u alle documenten wilt laten vernietigen. Voor sommige zeer belangrijke archiefstukken is het namelijk verstandig om deze ook in papieren vorm te blijven bewaren. Omdat papieren stukken meer bewijskracht zullen hebben in bijvoorbeeld een mogelijk juridisch conflict.

Wij adviseren om uw archief te laten vernietigen bij een gecertificeerde datavernietiger. Lees meer »

Bron: www.ecp.nl

Tags: , , ,

 


U kunt geen reactie plaatsen.