Wat is een vernietigingscertificaat precies?
Een vernietigingscertificaat is een officieel document dat aantoont dat specifiek materiaal, zoals vertrouwelijk papier, harde schijven of andere datadragers, op een bepaalde datum en volgens bepaalde richtlijnen is vernietigd. Bij Brantjes ontvangt u dit certificaat na CA+ gecertificeerde vernietiging, als sluitstuk van het proces.
Het certificaat is meer dan een bevestigingsmailtje. Het is het bewijsstuk waarmee u kunt aantonen dat u zorgvuldig bent omgegaan met persoonsgegevens, mocht dit ooit ter discussie staan.
Waarom is dit bewijs zo belangrijk onder de AVG?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming verplicht organisaties om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen bij de verwerking van persoonsgegevens, inclusief bij de vernietiging ervan. Wat de AVG niet doet, is voorschrijven hoe u dit precies moet aantonen. Die verantwoordelijkheid ligt bij u.
Dit betekent in de praktijk: als u niet kunt aantonen dat een datadrager of archief daadwerkelijk vernietigd is, kunt u ook niet aantonen dat u aan uw zorgplicht heeft voldaan. Bij een controle, een datalekmelding of een geschil met een (voormalige) klant of medewerker telt niet wat u zegt gedaan te hebben, maar wat u kunt bewijzen.
We zien dit terug in de aanvragen die we dagelijks ontvangen. Accountantskantoren die expliciet vragen naar de gebruikte vernietigingsmethode voordat ze harde schijven en telefoons aanleveren. Internationale bedrijven die een certificaat nodig hebben “in accordance with company policy” voordat ze documenten durven af te voeren. Cybersecuritybedrijven die om documentatie en bewijsstukken vragen bij het vernietigen van archiefmateriaal. Voor deze organisaties is het certificaat geen bijzaak, maar een randvoorwaarde.
Wat moet er in een goed vernietigingscertificaat staan?
Niet elk certificaat is gelijkwaardig. Een betrouwbaar vernietigingscertificaat bevat op zijn minst:
- Het type materiaal dat is vernietigd (bijvoorbeeld archiefpapier, harde schijven of hardware)
- De datum van vernietiging
- De gehanteerde vernietigingsmethode en het toegepaste veiligheidsniveau
- Een verwijzing naar de gebruikte norm, zoals DIN 66399
- De naam van het CA+ gecertificeerde vernietigingsbedrijf
Zonder deze onderdelen heeft een certificaat weinig bewijskracht. Vraag er daarom altijd naar voordat u een vernietigingspartij inschakelt.
Wat als u geen certificaat kunt overleggen?
Stel: er blijkt op enig moment sprake te zijn geweest van een datalek, en tijdens onderzoek komt naar voren dat oude klantdossiers of harde schijven niet aantoonbaar zijn vernietigd. In dat geval staat u met lege handen. U kunt wel stellen dat het materiaal “ergens is afgevoerd”, maar zonder bewijs is dat juridisch weinig waard.
Dit risico geldt niet alleen voor grote datalekken. Ook bij een simpele vraag van een klant, bijvoorbeeld in het kader van het recht op verwijdering, moet u kunnen aantonen dat gegevens daadwerkelijk zijn vernietigd en niet alleen “ergens zijn weggegooid”.
Hoe werkt het bij Brantjes?
Bij Brantjes Data-Vernietiging ontvangt u na iedere vernietiging automatisch een officieel vernietigingscertificaat, ongeacht of het gaat om een enkele harde schijf, een container vol archiefpapier of een grote partij hardware. De vernietiging vindt plaats volgens CA+ richtlijnen en de DIN 66399-norm, in onze eigen shredders op locatie in Nieuw-Vennep.
Levert u materiaal aan, dan wordt dit binnen 24 uur op werkdagen vernietigd. Het certificaat ontvangt u vervolgens per e-mail, zodat u dit direct kunt archiveren als bewijsstuk.
Laat uw vertrouwelijke papier, data of hardware CA+ gecertificeerd vernietigen bij Brantjes Data-Vernietiging.
Bronvermelding
Voor dit artikel hebben we gebruik gemaakt van onderstaande bronnen:
