Brantjes Data-Vernietiging | Haarlem | Telefoon 023 - 532 1960 | sales@recycling.nl

Bewaarplicht administratie en archief

Welke wettelijke bewaartermijnen gelden er?

Ondernemers zijn wettelijk verplicht om hun administratie of boekhouding zeven jaar te bewaren. Het betreft hier het bewaren van de basisgegevens:

  • het grootboek de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de in- en verkoopadministratie
  • de loonadministratie
     

De Belastingdienst moet gedurende deze zeven jaar de mogelijkheid hebben om deze archiefstukken in te kunnen zien. Na deze zeven jaar zal de Belastingdienst de basisgegevens niet meer opvragen.

Bewaartermijnen downloaden

Download het volledige overzicht met bewaartermijnen. Of bekijk hieronder de bewaarverplichting van bijvoorbeeld fiscale documenten, personeelsgegevens en medische gegevens.

Bewaarplicht Algemene Documenten

BEWAARTERMIJN VAN ALGEMENE BEDRIJFSMATIGE DOCUMENTEN

  1. Dividendnota's
    Minimaal 5 jaar
  2. Jaarrekening, accountantsverklaring e.d.
    Minimaal 7 jaar
  3. Winst- en verliesrekening
    Minimaal 7 jaar
  4. Administratie na ontbinding rechtspersoon
    Minimaal 7 jaar
  5. Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed
    Minimaal 10 jaar
  6. Ledenadministratie van coöperatie met aansprakelijkheid leden
    Minimaal 10 jaar
  7. Subsidie administratie
    Minimaal 10 jaar

Bewaarplicht Fiscale Documenten

BEWAARTERMIJN VAN FISCALE GEGEVENS

  1. Identificatiebewijs (op grond van Wet Identificatieplicht)
    Minimaal 5 jaar
  2. Grootboek en administratie (zoals debiteuren, crediteuren en loon)
    Minimaal 7 jaar
  3. Facturen i.v.m. de omzetbelasting
    Minimaal 7 jaar

Bewaarplicht Vervoersdocumenten

BEWAARTERMIJN VAN VERVOERGEGEVENS

  1. Persoonlijk controleboekje
    Minimaal 12 maanden
  2. Register van werkboekjes
    Minimaal 12 maanden
  3. Registratiebladen
    Minimaal 1 jaar

Bewaarplicht Personeelsgegevens

BEWAARTERMIJN VAN GEGEVENS PERSONEEL

  1. Correspondentie benoemingen, promotie, demotie en ontslag
    Minimaal 2 jaar
  2. Loonbelastingverklaringen en kopieën identiteitsbewijzen
    Minimaal 5 jaar
  3. Gegevens betreffende etniciteit en herkomst
    Minimaal 5 jaar
  4. Identiteitspapieren van derden met tewerkstellingsvergunning
    Minimaal 5 jaar
  5. Afspraken salaris en arbeidsvoorwaarden
    Minimaal 7 jaar
  6. Burgerlijke staat werknemer
    Minimaal 7 jaar
  7. Loonbeslagen
    Tot opheffing
  8. Sollicitatiebrieven (en correspondentie), getuigschrift e.d.
    Maximaal 4 weken (met toestemming sollicitant 1 jaar)
  9. Arbeidsovereenkomst en wijzigingen
    Maximaal 2 jaar
  10. Wijzigingen arbeidsovereenkomst
    Maximaal 2 jaar
  11. Verslagen van functioneringsgesprekken
    Maximaal 2 jaar
  12. Verslaglegging Wet Verbetering Poortwachter
    Maximaal 2 jaar
  13. VUT-regeling
    Maximaal 2 jaar
  14. Afspraken inzake werk OR
    Maximaal 2 jaar

Bewaarplicht Medische / Arbo Documenten

BEWAARTERMIJN VAN MEDISCHE / ARBO GEGEVENS

  1. Algemeen
    Minimaal 10 jaar (werknemer kan om vernietiging vragen)
  2. Patiëntendossier
    Minimaal 15 jaar

Wat moet u met uw administratie doen na deze zeven jaar?

Als het bewaartermijn van zeven jaar verstreken is, is het voor u en de Belastingdienst niet meer noodzakelijk om deze gegevens te bewaren. Het advies is om uw administratie of boekhouding gecertificeerd te laten vernietigen door een professionele datavernietiger.

Bronvermelding

Tuxx.nl

Autoriteit Persoonsgegevens

Rolcontainer 240 liter gesloten

Rolcontainer - 240 liter

Rolcontainer 770 liter gesloten

Rolcontainer - 770 liter

Regel- en wetgeving


Europese richtlijn 95/46/EG

Als bedrijf of instelling kunt u niet zomaar uw archiefpapier weggooien in de papierbak. De Europese richtlijn 95/46/EG verplicht dat het archief zorgvuldig wordt beheerd en vernietigd. Deze richtlijn is ingevoerd ter bescherming van persoonsgegevens, zoals personeelsgegevens en klantgegevens.

Bron: EUR-Lex


Wet bescherming persoonsgegevens

De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is het Nederlandse onafhankelijke orgaan voor de bescherming van persoonsgegevens. Dit onafhankelijke Nederlandse orgaan heeft regels opgesteld hoe organisaties dienen om te gaan met vertrouwelijke informatie.

Bron: Wet bescherming persoonsgegevens

 

Wist u dat?

Harddisks

komen niet
alleen voor
in computers

Harde schijven in apparaten

Harddisks komen ook voor in printers en kopieermachines. Deze apparaten slaan elke printopdracht, elke scan, elke fax en elke kopie op. Laat daarom uw oude apparatuur altijd vernietigen.

Snippers

worden gerecycled tot tissues

Vernietigen en recyclen

Het aangeboden papier dat wij vernietigen bestaat uit kleine papiersnippers. Deze snippers worden gerecycled waarna de tissue industrie hier tissues en toiletpapier van vervaardigt.

Nietjes

mogen gewoon blijven zitten

Wij maken uw papier schoon

U hoeft uw archiefpapier of zakelijke documenten niet schoon aan te leveren. U kunt mapjes, nietjes, paperclips, ordners en dergelijke gewoon laten zitten.

Brantjes

verzorgt uw archief- opruiming

Uw archiefopruiming van a tot z

Wilt u uw archief laten vernietigen maar heeft u hier de tijd of mankracht niet voor? Wij kunnen de gehele archiefopruiming en archiefvernietiging voor uw bedrijf verzorgen.