Klanten beoordelen ons met een
Brantjes Data-Vernietiging B.V. Rijnlanderweg 1427 2153 KE Nieuw-Vennep 023 - 532 1960

Bewaarplicht administratie en archief

De Belastingdienst moet gedurende zeven jaar de mogelijkheid hebben om archiefstukken van uw bedrijfsadministratie in te kunnen zien. Na deze zeven jaar zal de Belastingdienst de basisgegevens niet meer opvragen. Hoe lang moet u welk document minimaal bewaren?

bewaarplicht-administratie-en-archief-header
bewaarplicht-administratie-en-archief-header

Welke wettelijke bewaartermijnen gelden er?

Ondernemers zijn wettelijk verplicht om hun administratie of boekhouding zeven jaar te bewaren. Het betreft hier het bewaren van de basisgegevens:

  • het grootboek de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de in- en verkoopadministratie
  • de loonadministratie

Bewaarplicht Algemene Documenten

BEWAARTERMIJN VAN ALGEMENE BEDRIJFSMATIGE DOCUMENTEN

  1. Dividendnota’s
    Minimaal 5 jaar
  2. Jaarrekening, accountantsverklaring e.d.
    Minimaal 7 jaar
  3. Winst- en verliesrekening
    Minimaal 7 jaar
  4. Administratie na ontbinding rechtspersoon
    Minimaal 7 jaar
  5. Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed
    Minimaal 10 jaar
  6. Ledenadministratie van coöperatie met aansprakelijkheid leden
    Minimaal 10 jaar
  7. Subsidie administratie
    Minimaal 10 jaar

Bewaarplicht Fiscale Documenten

BEWAARTERMIJN VAN FISCALE GEGEVENS

  1. Identificatiebewijs (op grond van Wet Identificatieplicht)
    Minimaal 5 jaar
  2. Grootboek en administratie (zoals debiteuren, crediteuren en loon)
    Minimaal 7 jaar
  3. Facturen i.v.m. de omzetbelasting
    Minimaal 7 jaar

Bewaarplicht Vervoersdocumenten

BEWAARTERMIJN VAN VERVOERGEGEVENS

  1. Persoonlijk controleboekje
    Minimaal 12 maanden
  2. Register van werkboekjes
    Minimaal 12 maanden
  3. Registratiebladen
    Minimaal 1 jaar

Bewaarplicht Personeelsgegevens

BEWAARTERMIJN VAN GEGEVENS PERSONEEL

  1. Correspondentie benoemingen, promotie, demotie en ontslag
    Minimaal 2 jaar
  2. Loonbelastingverklaringen en kopieën identiteitsbewijzen
    Minimaal 5 jaar
  3. Gegevens betreffende etniciteit en herkomst
    Minimaal 5 jaar
  4. Identiteitspapieren van derden met tewerkstellingsvergunning
    Minimaal 5 jaar
  5. Afspraken salaris en arbeidsvoorwaarden
    Minimaal 7 jaar
  6. Burgerlijke staat werknemer
    Minimaal 7 jaar
  7. Loonbeslagen
    Tot opheffing
  8. Sollicitatiebrieven (en correspondentie), getuigschrift e.d.
    Maximaal 4 weken (met toestemming sollicitant 1 jaar)
  9. Arbeidsovereenkomst en wijzigingen
    Maximaal 2 jaar
  10. Wijzigingen arbeidsovereenkomst
    Maximaal 2 jaar
  11. Verslagen van functioneringsgesprekken
    Maximaal 2 jaar
  12. Verslaglegging Wet Verbetering Poortwachter
    Maximaal 2 jaar
  13. VUT-regeling
    Maximaal 2 jaar
  14. Afspraken inzake werk OR
    Maximaal 2 jaar

Bewaarplicht Medische / Arbo Documenten

BEWAARTERMIJN VAN MEDISCHE / ARBO GEGEVENS

  1. Algemeen
    Minimaal 10 jaar (werknemer kan om vernietiging vragen)
  2. Patiëntendossier
    Minimaal 15 jaar

Wat moet u met uw administratie doen na deze zeven jaar?

Als het bewaartermijn van zeven jaar verstreken is, is het voor u en de Belastingdienst niet meer noodzakelijk om deze gegevens te bewaren. Het advies is om uw administratie of boekhouding gecertificeerd te laten vernietigen door een professionele datavernietiger.

Bronvermelding

Voor dit artikel hebben we gebruik gemaakt van onderstaande bronnen: